Virtuelle Teamleitung im Home-Office

Virtuelle Teams leiten: 7 Tipps für den Start

Wie ihr euer virtuelles Team schnell zum Laufen bringt

Du sitzt mit brennenden Augen und verspannten Schultern zu Hause vor deinem Laptop. Jetzt ist es passiert: Die Unternehmensleitung hat Home-Office für alle angeordnet. Leider hat bisher kaum jemand von euch Erfahrung damit.

Vielleicht gehörst du als Teamleiter:in sogar zu den Wenigen, die ab und zu ortsunabhängig gearbeitet haben. Aber ein virtuelles Team hast du bisher noch nicht geleitet. Zusammenarbeit über das Internet von jetzt auf gleich. Wie geht das?

Jede Menge Fragen schießen dir durch den Kopf.

  • Wie organisieren wir uns so, dass jeder weiß, was er zu tun hat?
  • Wie stimmen wir uns online ab?
  • Was sind brauchbare Tools, mit denen wir schnell loslegen können?

Dir sitzt noch mehr im Nacken. Zwar steckst du die Verunsicherung durch die Krise bisher gut weg. Doch vielleicht quirlt dir gerade dein Kind um die Beine. Oder der Hund. Beide verstehen nicht, dass du jetzt keinen Bock auf Spielen hast.

Doch vor allem beunruhigt dich eins. Was machen deine Leute jetzt, wo sie dir aus den Augen sind?

Wie Jean und ich unser virtuelles Team fast vergeigten

2001 leitete ich im Tandem mit meinem französischen Kollegen Jean mein erstes virtuelles Team über das Internet. Obwohl wir das damals noch nicht so nannten. Von ca. zwanzig Softwareentwickler:innen saß die eine Hälfte im Berliner Büro, die andere in Paris. Gemeinsam entwickelten wir Prozesse und Tools für eine Telekommunikations-Plattform.

Video-Konferenztechnik war damals noch sündhaft teuer, doch unser Unternehmen hatte tief in die Tasche gegriffen. So verständigten wir uns in einem speziellen Konferenzraum per Video mit den Pariser Kollegen. Außerdem nutzten wir bereits eine frühe Online-Kooperationssoftware.

Dennoch knirschte und knackte es im Projekt. Jede Menge lief schief. Nicht nur wegen der interkulturellen Feinheiten.

Der Grund: Jean und ich legten vom Start an mit hohem Tempo los. Leider konzentrierten wir uns dabei sofort auf technische Themen. Die Teambildung oder gar unausgesprochene Bedenken einzelner Teammitglieder hatten wir weniger im Blick. Was für ein Fehler.

Damals habe ich eines gelernt: Ein erfolgreiches Team baut nicht nur auf Technik, Sachthemen und Effizienz. Im Gegenteil.

Die fruchtbare Zusammenarbeit im virtuellen Team beginnt mit menschlichen Faktoren. Mit der Befriedigung von Bedürfnissen wie Sicherheit und Verbundenheit.

Mit diesen 7 Tipps möchte ich dir den Start in die virtuelle Teamleitung erleichtern.

1. Kommunikation hochfahren

Du kennst das: Auch bei der Vor-Ort-Arbeit in einem gemeinsamen Büro oder Meeting-Raum häufen sich in stressigen Zeiten Missverständnisse. Das, was die eine Person sagt (und mehr noch, was sie meint), kommt bei der anderen anders an. Oder gar nicht. Und im Home-Office? Nun seht ihr euch nur noch online in die Augen und arbeitet mit noch unklaren Abläufen und neuen Tools. Ganz klar, dass es knirscht. Hinzu kommt: Alle Beteiligten sind durch die Corona-Krise gestresst.

Jetzt also lieber mehr als zu wenig kommunizieren.

2. Menschliche Bedürfnisse beachten

Noch wichtiger als bei der Offline-Kommunikation ist: Tauscht euch unbedingt darüber aus, was jedes Teammitglied jetzt braucht!

Manche sind vielleicht froh, dass sie nun selbstbestimmter arbeiten dürfen. So laufen sie zu jeder Menge kreativer Ideen auf.

Andere wünschen sich vor allem Sicherheit durch klare Struktur und straffe Führung. Was den Einzelnen besonders wichtig ist, unterscheidet sich.

Beispiele für Bedürfnisse bei der virtuellen Arbeit:

  • Regelmäßiger Austausch
  • Klare Ansage, was zu machen ist
  • Abstimmung von Arbeitspaketen
  • Viel Raum für asynchrone Kommunikation, wo jeder seine privaten Verpflichtungen unterbringen kann
  • Viel Anerkennung und Wertschätzung
  • Unterstützung bei den neuen Tools
  • Arbeit in Tandems oder Mini-Teams …

Was brauchen eure Teammitglieder jetzt? Was brauchst du selbst?
Was könnt ihr tun, damit die Bedürfnisse der Einzelnen bei der virtuellen Teamarbeit weitgehend befriedigt werden?

3. Vertrauen schenken, zum Mitwirken einladen

Falls du bisher gewohnt warst, dein Team straff zu führen, lädt dich die Krise ein, ein neues vertrauensbasiertes Verhalten zu erproben. Statt gleich Aufgabenpakete zu verteilen, könntest du die Teammitglieder nach dem Beitrag fragen, den er oder sie leisten will.

Warum sollte ich das tun, fragst du dich? Muss ich nicht gerade jetzt die „Zügel straff halten“?

Ganz einfach: Du erleichterst dir die Bürde, vieles allein lösen und entscheiden zu müssen. Außerdem hilfst du den Teammitgliedern dabei, ihre Stärken und kreativen Potenziale anzuzapfen. Damit bewältigt ihr gemeinsam alle Herausforderungen besser und leichter. Wer weiß, welche cleveren Ideen dann gerade zurückhaltende Kolleg:innen einbringen, denen du bisher kaum Eigeninitiative zugetraut hast?

Also: Zeige, dass du deinen Teammitgliedern vertraust. Überwachung und engmaschige Kontrolle waren noch nie so fehl am Platz wie heute.
Deine wichtigste Aufgabe:

Schaffe einen sicheren Rahmen, in dem die Teammitglieder menschlich zugewandt, kreativ und produktiv kooperieren.

4. Digitale Kooperationstools nutzen

Habt ihr bisher vor allem E-Mail, Words, Excel & Co genutzt?
Dann lädt dich die Krise ein, digitale Tools zu erproben, mit denen ihr auf Distanz effektiv zusammenarbeiten könnt. Hier ein paar Beispiele für solche Technologien und Tools.

  • Cloud-Technologien wie beispielsweise Google Drive/ Doc/ Forms zum Austausch und zur Bearbeitung von Dokumenten
  • Videomeetings mit der ganzen Truppe oder einzelnen Personen über Zoom oder Skype
  • Projektplanung und -verfolgung per Trello oder JIRA
  • Asynchrone Kommunikation per Slack oder Teams
  • Virtuelles Privates Netzwerk (VPN) für Netzwerk-Sicherheit im Home-Office

Macht euch fit in digitalen Kooperationstools.

Gibt es jemanden unter euch, der den anderen (und vielleicht auch dir) dabei unter die Arme greifen kann? Wenn nicht, suche dir Hilfe im Netz.

5. KISS: Keep it simple and stupid

Ist dir oft nur das Beste gut genug? Magst du gern ein Problem ausgiebig von allen Seiten beleuchten, um die „optimale Lösung“ zu finden? Vergiss es. In komplexen bis chaotischen Zeiten wie der Corona-Krise darfst du einfach mal experimentieren.

Das betrifft vor allem die Arbeitsprozesse, die in vielen Unternehmen schwerfälligen Riesenschildkröten gleichen. Versucht also lieber nicht, diese jetzt online nachzubilden.

Überlegt stattdessen, was ihr als simple Minimallösung braucht, um schnell gemeinsam arbeitsfähig zu werden. Alles andere lasst zunächst weg. Die Devise heißt jetzt „Gut genug“.

Beispiel Videokonferenz. Noch vor wenigen Wochen wäre das in deinem Unternehmen vielleicht so gelaufen: Ein Prozess wird entworfen, Dutzende von Tools evaluiert. Eine Arbeitsgruppe beschäftigt sich wochenlang mit den Abstimmungen. Anschließend unterschreiben IT, Fachbereichsleitung und Controlling den Investantrag. Das dauert. Und in der Zwischenzeit sind euch die Hände gebunden.

Nutzt die einmalige Chance, euch auf das Wichtigste zu fokussieren und einfach loszulegen. Gut ist gut genug. KISS: Keep it simple and stupid.

6. Improvisieren und Fehler umarmen

Falls dein Unternehmen bereits eine passende digitale Infrastruktur und schlanke Prozesse hat, seid ihr fein raus. Wenn nicht, dürft ihr jetzt improvisieren und experimentieren.

Und klar: Dabei wirst du Fehler machen. Deine Teammitglieder auch. Die Frage ist: Wie geht ihr mit Fehlern um? Am besten transparent.

Fehler? Na und. Sprecht offen darüber und seht sie als Lernchance.

7. Die neue Kaffeeküche: Online-Rituale

Mehr als je zuvor brauchen wir menschliche Begegnungen, auch bei der Arbeit. Früher habt ihr ganz nebenbei viel miteinander geredet – in der Kaffeeküche, vor dem Start eines Meetings, auf dem gemeinsamen Weg zum Bus oder beim Team Event. Dabei kamen manchmal auch private Themen zur Sprache.

All das ist jetzt plötzlich weggebrochen. Wie fangt ihr das auf?

Unlängst erzählte mir ein frischgebackener virtueller Teamleiter von guten Erfahrungen mit einem neuen Morgen-Ritual. Die Teams treffen sich jetzt jeden Morgen zu einer festen Zeit online. Per Videokonferenz – auch denkbar per Audio plus Chat. Bei diesem „Online Daily“ erzählt jedes Teammitglied, was es gestern getan hat, was es heute angeht und wo es gerade Hilfe braucht.

Außerdem spricht der Teamleiter regelmäßig mit den Einzelnen (Videokonferenz oder Telefon). Neben Arbeitsthemen geht es auch darum, wie sich das Teammitglied fühlt und was es gerade bewegt.

Und noch etwas: Gönnt euch zusätzlich zu den synchronen Videomeetings auch asynchrone Kommunikation – beispielsweise über Slack oder Teams. Wozu ist sie gut?

  • Mit asynchroner Kommunikation können die Teammitglieder weitgehend im eigenen Rhythmus arbeiten und sich dennoch austauschen.
  • Ihr vermeidet den steifen Nacken vom stundenlangen Sitzen in Webmeetings.
  • Vor allem bekommt ihr Arbeit und private Verpflichtungen halbwegs unter einen Hut: Unterstützung von hilfsbedürftigen Familienmitgliedern oder Nachbarn, Home Schooling für die Kinder, Selbstfürsorge. Dieser Balanceakt lag vielleicht auch dir noch nie so am Herzen wie heute.

Mit welchem Online-Ritual stärkt ihr euer Team?

Wie weiter?

Auf dieser Seite findest du bald gebündeltes Knowhow zum virtuellen Arbeiten, Lernen und Führen. Die Community von abjetzt.online baut hier schnell und co-kreativ eine pragmatische Wissensbasis auf. Für Menschen wie dich, die darum ringen, auch auf Distanz menschlich und produktiv zusammenzuarbeiten.

Was ist die eine Frage zur virtuellen Teamarbeit, die dich im Moment am meisten umtreibt?

Schreib uns gern einen Kommentar. Danke und gutes Gelingen für dich und dein Team.

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