Für ein paar Wochen remote work?

Das Thema Home-Office und Remote Work sind gerade aufgrund des SARS-CoV-2 Virus in aller Munde. Einige Unternehmen haben Ihre Mitarbeiter vollständig ins Homeoffice beordert, andere Unternehmen zumindest einen Teil ihrer Mitarbeiter. Das ist für die meisten eine ganz neue Erfahrung.

Vielleicht gab es bisher einzelne Menschen mit einem Heimarbeitsplatz. Einige haben auch schon mal von zu Hause gearbeitet, weil das Kind krank ist oder um eine Speditionslieferung entgegenzunehmen. Trotzdem war remote work eher die Ausnahme von der Regel. Wobei remote work in größeren Unternehmen häufiger vorkommt als man meint. Denn eigentlich macht es ja nur wenig Unterschied, ob die Kollegin im Büro in Delhi oder zu Hause in Weiden in der Oberpfalz sitzt.

Auch wenn die aktuelle Lage uns zum remote work zwingt. Leider ist es wahrscheinlich, dass man nach der Pandemie wieder zum Normalmodus zurückkehrt. Es gibt zwar in allen Unternehmen diverse Software- und Telekommunikationslösungen, die das verteilte Arbeiten unterstützen. Verglichen mit der Arbeit in co-located Teams, die an einem Standort arbeiten, schneidet das verteilte Arbeiten aber meist signifikant schlechter ab. Es gibt sogar Firmen, die dem verteilten Arbeiten die Note ungenügend geben und ihre Mitarbeiter wieder zurück ins Büro beordert haben. IBM wies seine Mitarbeiter 2017 an, zurück ins Büro zu kommen. Yahoo veröffentlichte bereits 2013 ein No-Work-From-Home Memo.

Ich arbeite seit über 10 Jahren in verteilten Teams und habe selbst viele der Herausforderungen von remote work erlebt. Es überrascht mich daher nicht, dass Firmen aufgrund von Kommunikationsproblemen und fehlendem Projekterfolg mit Remote Work und verteiltem Arbeiten auf Kriegsfuß stehen. Jetzt ist die Chance Remote Work Erfolgsgeschichten zu schreiben und so auch nach der Krise die Vorteile von Remote Work zu genießen. Beispiele gefällig? Hier sind drei, die hoffentlich Motivation sind die nächsten Wochen zu einem Erfolg zu machen.

Remote work löst Personalprobleme

Ich hatte kürzlich eine Unterhaltung mit den Geschäftsführern eines KMU aus der Automatisierungsbranche. Das Unternehmen digitalisiert Fabriken und ist dringend auf der Suche nach Informatikern. Diese sind in Deutschland und auch Europa rar. Mit den Benefits großer Firmen kann man meist nicht konkurrieren. Fündig wurde das Unternehmen schließlich in Indien. Remote work lautet die Lösung ihres Personalproblems. Man muss noch nicht mal ein eigenes Büro eröffnen. Vorausgesetzt die IT Infrastruktur ist zuverlässig und entsprechend schnell, können die neuen Mitarbeiter auch von zu Hause oder aus einem co-working Space arbeiten. Würde man auf co-located Teams setzen, müsste man für die Mitarbeiter ein Visum beantragen, Umzug und Wohnung organisieren. Für ein kleines Unternehmen ist das zeitlich und finanziell nur schwer zu stemmen. 

Die Lösung bietet sogar noch weitere Vorteile. Das Unternehmen kann Mitarbeiter mit höherer Qualifikation beschäftigen. Gibt es für einen Kunden ein technisches Problem zu lösen, kann es am nächsten Morgen dank unterschiedlicher Zeitzonen bereits erledigt sein. Perspektivisch ermöglicht remote work sogar den Eintritt in neue Märkte.

Remote work kann Leistung steigern

Dazu möchte ich die Geschichte von Sam erzählen. Sam ist begnadeter Surfer. Vor zwei Jahren ist er von Deutschland nach Fuerteventura gezogen.  Dort gibt es Meer, immer Wind und er kann ganzjährig seiner Leidenschaft Surfen nachgehen. Studiert hat Sam übrigens Data Science. Mit seinem Know-How bereitet er für ein deutsches Unternehmen Vertriebsdaten auf und erstellt dank künstlicher Intelligenz Absatzprognosen. Remote work ermöglicht eine Win-Win-Situation für ihn und das Unternehmen. Sam muss sich nicht zwischen seinen beiden Leidenschaften Surfen und Data Science entscheiden. Der Wind und die sportliche Betätigung sorgen für einen klaren Kopf und ihm kommen dabei neue Ideen. Für sein Unternehmen bedeutet dies mehr Leistung und einen gesunden und zufriedenen Mitarbeiter.

Die Geschichte von Sam ist erfunden, aber von einer echten Geschichte inspiriert. Yvon Chouinard, der Gründer und Inhaber der Outdoormarke Patagonia, beschreibt in seinem Buch “Let My People Go Surfing” wie sich die Motivation seiner Mitarbeiter positiv auf sein Geschäft auswirkt. 

Remote work löst gesellschaftliche Probleme

In den letzten fünf Jahren sind die Mieten in München um ca. 20% gestiegen. Immer mehr Menschen ziehen in die Metropole an der Isar. Auch andere deutsche Großstädte wie Berlin und Hamburg wachsen stetig. Auf der anderen Seite gibt es strukturschwache Regionen, in denen die Bevölkerung schrumpft und das Durchschnittsalter der Bevölkerung steigt. Für die übrigen Bürger sinkt die Lebensqualität – Geschäfte schließen, die medizinische Versorgung wird zentralisiert, der Wert von Immobilien sinkt. 

Wachstumsgebiete leiden außerdem unter dem Verkehr und der damit verbundenen Umweltbelastung. In vielen deutschen Großstädten quälen sich morgens Blechkolonnen in die Städte hinein und abends wieder heraus. 

Das alles sind Herausforderungen, die Remote Work lösen und die Lebensqualität steigern kann. Dazu muss Remote Work aber funktionieren. Jetzt ist die Chance die Weichen auf Erfolg zu stellen. Denn das Gelingen hängt nicht nur von ausreichend Laptops, VPN Lizenzen und passenden Collaborationtools ab.

Wie funktioniert Remote Work?

Ich habe in den vergangenen Jahren fünf Aspekte für die erfolgreiche Arbeit in Remote-Teams identifiziert. Werden diese berücksichtigt, stehen die Chancen gut, dass Remote Work gelingt. 

  1. Der „Purple Space“ ist ein ein virtueller Raum für verteilte Teams. Er beschreibt den der Rahmen, in dem die Arbeit stattfindet. Je besser der Rahmen der gemeinsamen Arbeit beschrieben werden kann, desto einfacher können die Arbeitsabläufe und Kommunikationskanäle in die virtuelle Welt übertragen werden. Das Konzept des Purple Space wurde von Line Jehle und Kollegen erdacht und im Buch Closeness at a Distance: Leading Virtual Groups to High Performance beschrieben.
  2. Verteilte Teams brauchen einen regelmäßigen Rhythmus der Kommunikation. Das kann man sich wie den menschlichen Herzschlag verbildlichen. Die Taktung hängt von der Intensität der Aufgabe ab. Beispielsweise kann einmal die Woche eine einstündige Videokonferenz stattfinden. Daneben gibt es täglich einen 15-minütigen Abgleich per Telefon. In der restlichen Zeit findet Kommunikation 1:1 zwischen Teammitgliedern statt.     
  3. Die meisten denken bei Remote Work nur an Tools. In der Tat ist digitale Kommunikation ein wichtiger Faktor. Grundsätzlich ist zu überlegen, für welche Tätigkeiten man synchrone (z.B. Telefonkonferenz) oder asynchrone (z.B. Wiki) Kommunikation einsetzt. Medienreichhaltigkeit bestimmt, wie viel Information ein Kommunikationsmedium übertragen kann. Ein Videoanruf ist reichhaltiger als ein Telefonanruf, weil er auch die Körpersprache transportiert. Im Allgemeinen sollten Sie das Medium mit der größten Reichhaltigkeit wählen. Allerdings bedeuten reichhaltigere Medien in der Regel einen höheren Aufwand (höhere Bandbreite, Ausrüstung). 
  4. In einem virtuellen Team kommen verschiedene kulturellen Normen und Regeln zusammen. Oft sind den Teammitgliedern noch nicht einmal die eigenen Regeln und Verhaltensweisen bewusst. Sie sind bereits seit vielen Jahren Routine. Man folgt ihnen, ohne darüber nachzudenken. 
  5. Gerade wegen der eingeschränkten Kommunikationskanäle gegenüber einem co-located Team ist regelmäßiges Feedback unabdingbar. Planen Sie ausreichend Zeit für Reflektion und Feedback ein. Konnten die Teammitglieder alles sagen, was sie sagen wollten? Wie sorgfältig haben alle einander zugehört? Ist es ok, dass man sich gegenseitig unterbricht?

Was muss ich jetzt tun?

Ein Patentrezept gibt es (leider) nicht. Ich stelle an zwei Beispielen dar, wie man sich einer Lösung nähern kann. Das macht dann hoffentlich Lust auf eigene Experimente.

Beispiel 1 – Ein Team von Sachbearbeitern

Bisher waren alle Mitarbeiter ihres Teams im Büro zusammen. Man hatte am Morgen einen informellen Plausch was so ansteht. Mittags ist man gemeinsam zum Mittagessen gegangen. Einmal die Woche gab es ein gemeinsames Teammeeting bzw. einen Jour-Fixe. Hier sind zwei „Heartbeats“ erkennbar. Einer mit wöchentlicher Frequenz und einer mit täglicher Frequenz. Den informellen Plausch am Morgen kann man mit einer 15-minütigen Telefonkonferenz abbilden. So verliert man keine Zeit mit dem Einrichten der Videokonferenz und es muss noch nicht jeder gestriegelt vor dem Rechner sitzen. Das wöchentliche Jour-Fixe macht man per Videokonferenz, denn man möchte auch sehen ob der Kollege den eigenen Beitrag verstanden hat und wie er ankam. Eventuell erhöht man die Frequenz in der dynamischen Situation auch auf zweimal die Woche. Wie beim Sport ist in anstrengenden Phasen der Puls etwas schneller. Der Rest der Kommunikation wird asynchron über einen Chat (oder WhatsApp Gruppe oder …) abgebildet. Dort kann man auch ankündigen wann man zum Essen geht und was es im Homeoffice leckeres gab. Hier ist auch Raum für den schnellen Austausch zwischen einzelnen KollegInnen.
Planen Sie außerdem eine regelmäßige Retrospektive ein, zum Beispiel alle zwei Wochen. Was in der Zusammenarbeit hat sich verschlechtert? Was hat sich vielleicht sogar verbessert (z.B. weniger Unterbrechungen durch Großraumbüro)?

Beispiel 2 – Die europäischen Werksleiter

Dieses Team hat bisher nicht regelmäßig zusammengearbeitet. Aber in der Krise steigt die Notwendigkeit zur engen Abstimmung. So können Materialengpässe abgefedert werden und Kapazitäten besser geplant werden. Hier ist es wichtig erstmal den Rahmen der Zusammenarbeit zu klären. Was findet im “purple space” statt und was lokal? Zum Beispiel muss die lokale Werkslogistik nicht notwendigerweise gemeinsam geplant werden. Der Heartbeat sollte hoch getaktet sein, denn die Situation ändert sich aktuell täglich. Die Medienreichhaltigkeit sollte eher moderat bemessen sein, denn Bandbreite könnte in der Werkshalle knapp sein und man nutzt vermutlich eher mobile Endgeräte. Auch hier braucht man ein asynchrones Kommunikationsmedium, denn die Werksleiter sind sicherlich viel auf dem Shopfloor unterwegs. In diesem Beispiel ist das Thema kulturelle Normen und Regeln besonder zu beachten. Wie sind die Normen beim Thema Redepausen? Pflegt ein Werkleiter eher einen formellen oder informellen Umgang? Eine Retrospektive ist auch hier angebracht. Auch wenn die Werkleiter, der Meinung sind, dass es wichtigere Probleme zu lösen gibt.

Mehr Details zu den fünf Aspekten finden Sie in einer siebenteiligen Serie auf meinem Blog. Bei entsprechendem Interesse addieren wir gerne auch hier Beiträge in der Knowledge Base.

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